Existem dois tipos de documentos digitais: o documento eletrónico nativo, que é criado recorrendo apenas a ferramentas ou processos digitais, sendo transmitido e conservado em formato digital, e o documento eletrónico digitalizado, que é todo aquele que provém da transposição ou reconversão da informação analógica (formato papel) em informação digital (digitalização). Qualquer documento que contenha assinaturas digitalizadas está sujeito, em termos probatórios, ao regime da livre apreciação da prova.

Embora existam algumas exceções, que têm essencialmente impacto no seu valor probatório, vigora um princípio geral de equipação entre os documentos digitais e os documentos em suporte físico. Esta equiparação verifica-se na correspondência em geral (e-mails, cartas, etc), mas também em faturas, extratos bancários, listas e tabelas, formulários, ordens de encomenda, brochuras, conteúdos técnicos, suportes administrativos ou contratos.

Sim, exceto no que respeita a negócios jurídicos em relação aos quais a lei portuguesa exige formalidades adicionais, designadamente a celebração de escritura pública, documentos particulares autenticados ou documentos com reconhecimento de assinaturas. São exemplos disso: (i) a transmissão de bens imóveis e outros direitos reais, incluindo, sem limitação, a constituição de hipotecas sobre imóveis; (ii) a constituição de sociedades; (iii) documentos que sirvam de título executivo, tal como documento de reconhecimento de dívida; (iv) procurações para ações ou acordos que exijam formalidades adicionais; (v) contratos de mútuo de valor superior a EUR25.000,00.

Sim. As regras aplicáveis às assinaturas digitais (o Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014 e o Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, com a redação dada pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril) contêm o princípio geral segundo o qual não podem ser negados efeitos legais à assinatura eletrónica pelo facto de se apresentar sob forma eletrónica ou de não cumprir os requisitos da assinatura eletrónica qualificada. Significa isto que existem várias modalidades de assinaturas digitais, sendo que as suas diferenças têm impacto essencialmente no valor probatório que é dado aos documentos onde essas assinaturas são inseridas.

Caso uma pessoa tenha os necessários poderes para assinar um documento em representação de uma sociedade, a mesma deverá assiná-lo pessoalmente, através da aposição da sua assinatura, em vez de subdelegar os referidos poderes noutra pessoa (por exemplo, para colar a sua assinatura digitalizada), a menos que, tratando-se de simples contratos, a sociedade (por exemplo, por deliberação do conselho de administração e/ou as políticas de assinatura aprovadas pelo conselho de administração) autorize expressamente a subdelegação dos poderes para o efeito (por exemplo, a outro membro do órgão ou a um trabalhador).

Caso seja necessário assinar o documento numa determinada jurisdição (por exemplo, por razões fiscais ou regulatórias), é importante ter cautela. Em princípio, o fator principal será o da localização física do signatário no momento em que este introduz os dados no terminal para assinar o documento eletronicamente. Contudo, este entendimento não está isento de dúvidas - por exemplo, a localização do servidor onde o documento se encontra armazenado poderá também ser considerada relevante para estes efeitos.

Existem inúmeras formas de assinar um documento por meios eletrónicos e estas não têm de reproduzir as mesmas condições de uma assinatura manuscrita, devendo apenas garantir a satisfação dos mesmos propósitos funcionais de uma assinatura manuscrita, a saber: (i) identificação inequívoca do signatário, (ii) a sua aposição no documento depender apenas da vontade do titular, e (iii) preservação da integridade do documento. Para o efeito, não é necessário utilizar qualquer software ou plataforma dedicada específicos. Não obstante, tais softwares ou plataformas contêm processos que asseguram que os documentos são devidamente assinados, certificam a identidade dos signatários e facultam evidência da efetiva assinatura (nomeadamente, através do IP ou senhas de acesso), que reduzem o risco de erro ou fraude.

Um documento pode ser assinado utilizando uma combinação de assinaturas diferentes (manuscritas e digitais), desde que cada signatário utilize um método de assinatura válido. Caso, por exemplo, o signatário não tenha acesso a um scanner em casa, uma fotografia digital da página de assinatura poderá ser uma alternativa. Por motivos de ordem prática, todas as páginas de assinaturas devem ser visíveis de forma clara.

Nos termos do Código Civil, os documentos em suporte físico podem ser autênticos ou particulares. Um documento autêntico é aquele que é exarado, com as formalidades legais, pelas autoridades públicas nos limites da sua competência ou, dentro do círculo de atividade que lhe é atribuído, pelo notário ou outro oficial público provido de fé pública. Todos os outros documentos são considerados documentos particulares. Um documento eletrónico a que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada é equiparado a um documento particular com autoria reconhecida, nos termos do artigo 376.º do Código Civil.

Dados em formato eletrónico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrónico e que sejam utilizados pelo signatário para assinar. Tem a força probatória de um documento particular sujeito à livre apreciação do juíz. Exemplos: assinaturas manuscritas digitalizadas, chaves biométricas (impressão digital, íris, formato facial, voz, pontos de pressão de assinaturas manuscritas, etc.).

Assinatura eletrónica que obedece aos seguintes requisitos: (i) está associada de modo único ao signatário; (ii) permite identificar o signatário; (iii) é criada utilizando dados para a criação de uma assinatura eletrónica que o signatário pode, com um elevado nível de confiança, utilizar sob o seu controlo exclusivo; (iv) está ligada aos dados por ela assinados de tal modo que seja detetável qualquer alteração posterior dos dados. Tem a força probatória de um documento particular sujeito à livre apreciação do juíz. Exemplos: códigos secretos (por exemplo, senhas, número PIN, etc.), assinaturas digitais ou criptográficas através da utilização de plataformas de assinatura eletrónica.

Assinatura eletrónica qualificada criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas e que se baseie num certificado qualificado de assinatura eletrónica. Tem a força probatória de um documento particular com autoria reconhecida. Exemplos: cartão do cidadão, chave móvel digital.