Politique de confidentialité d'AssinaJá
Version : 2.0
En vigueur depuis le : 10 octobre 2026
Ceci est une traduction française fournie à titre de commodité. La version portugaise constitue le texte juridiquement contraignant et prévaut en cas de divergence.
La présente Politique explique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous utilisez le site assinaja.pt, la plateforme AssinaJá (application web, API, compléments (add-ins), extensions et applications) ou lorsque vous recevez par son intermédiaire un document à signer, à quelles fins, sur quelle base juridique, avec qui nous les partageons, pendant combien de temps nous les conservons et de quels droits vous disposez.
1. Qui est le responsable du traitement
RMB Sistemas de Informação, Lda. (« RMB »), NIF (numéro d'identification fiscale portugais) PT507175794, Rua das Hortas, 434, 4415-650 Vila Nova de Gaia, Portugal.
- Contact pour les questions relatives à la vie privée et l'exercice de vos droits : [email protected] (objet « Proteção de Dados » — Protection des données).
2. Quand nous sommes responsables du traitement et quand nous traitons des données pour le compte d'un client
- Nous sommes responsables du traitement des données de votre compte, de la facturation, de la sécurité et de la prévention de la fraude, des données d'utilisation de la plateforme, des communications que nous vous adressons et des éléments de preuve que la loi nous oblige à conserver.
- Nous traitons des données pour le compte de notre client (en qualité de « sous-traitant ») en ce qui concerne le contenu des documents et les données des destinataires qu'une organisation importe ou indique sur la plateforme. Dans ce cas, l'organisation qui vous a envoyé le document est le responsable du traitement et doit vous en informer ; nous suivons ses instructions, conformément à l'Accord de sous-traitance (Annexe I des Conditions d'utilisation).
3. Quelles données nous traitons, à quelles fins et sur quelle base juridique
3.1 Utilisateurs inscrits
| Finalité | Données | Base juridique (RGPD, art. 6, paragraphe 1) |
|---|---|---|
| Créer et gérer le compte, authentification (y compris la connexion avec Microsoft ou Google) | Prénom, nom, e-mail, langue, mot de passe (chiffré), identifiants du fournisseur d'authentification | Exécution du contrat — point b) |
| Fournir le service : importer, préparer, envoyer, signer et archiver des documents | Documents et leur contenu, champs, signatures manuscrites enregistrées, données des destinataires que vous indiquez | Exécution du contrat — point b) |
| Signature avec la Chave Móvel Digital, le SCAP ou un certificat propre | Nom, numéro d'identification civile ou fiscale figurant dans le certificat, numéro de téléphone portable, certificat public et attributs professionnels | Exécution du contrat — point b) |
| Facturation et paiements | Nom, e-mail, NIF, adresse, téléphone de l'organisation ; historique des achats. Les données de carte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne nous parviennent pas | Obligation légale — point c) et exécution du contrat — point b) |
| Vérification du numéro de téléphone portable dans le Plan gratuit et prévention des abus (y compris Cloudflare Turnstile) | Numéro de téléphone portable, code de vérification, adresse IP | Intérêt légitime à prévenir la fraude et les abus — point f) |
| Sécurité, journaux d'audit et investigation des incidents | Adresse IP, user-agent, date et heure des actions, identifiants techniques | Intérêt légitime à protéger la plateforme — point f) |
| Fonctionnement et amélioration de la plateforme à partir de données techniques | Données d'utilisation (temps, erreurs, fonctionnalités utilisées, type et taille de fichier) — sans le contenu des documents | Intérêt légitime — point f) |
| Communications de gestion du service (sécurité, facturation, modifications contractuelles, avis concernant le compte) | Nom, e-mail, plan | Exécution du contrat — point b) |
| Communications commerciales sur les plans et services payants et suggestions d'utilisation, fondées sur l'utilisation du compte | Nom, e-mail, plan, utilisation agrégée du compte | Pour les personnes n'ayant jamais effectué d'achat : consentement — point a). Pour les clients ayant déjà effectué un achat : intérêt légitime à promouvoir des services analogues — point f). Vous pouvez vous y opposer gratuitement dans chaque message |
| Mesure d'audience (Google Analytics) et mémorisation dans le navigateur de la campagne par laquelle vous êtes arrivé | Identifiants de cookies, pages visitées, origine de la visite (paramètres de campagne) | Consentement — point a), donné dans le bandeau cookies |
| Enregistrer sur le compte la campagne du lien par lequel vous vous êtes inscrit (par exemple, « linkedin »), afin de mesurer l'efficacité de nos campagnes | Source, support et nom de la campagne indiqués dans le lien d'inscription — rien n'est enregistré dans votre navigateur à cette fin | Intérêt légitime — point f) |
| Fonctionnalités d'IA que vous choisissez d'utiliser (explication de documents, éditeur automatique) | Texte du document sélectionné et la conversation | Exécution du contrat — point b), après acceptation des conditions propres à la fonctionnalité |
| Recherche dans le contenu des documents (lorsque vous l'activez) | Texte extrait des pages et miniatures | Exécution du contrat — point b) |
| Programme d'amélioration (uniquement si vous y adhérez) | Documents que vous choisissez de partager | Consentement — point a), révocable à tout moment |
| Preuve des signatures et défense des droits | Éléments de preuve de signature et journaux d'audit | Obligation légale — point c) et intérêt légitime à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits — point f) |
3.2 Signataires et destinataires sans compte
Si vous avez reçu un document à signer ou à consulter, nous traitons votre nom, votre e-mail, votre numéro de téléphone portable (lorsqu'il est indiqué), votre numéro d'identification (lorsque la méthode de signature l'exige), l'adresse IP, le user-agent, la date et l'heure de chaque action, le consentement que vous avez donné en signant et votre signature.
Ces données nous ont été communiquées par la personne ou l'organisation qui vous a envoyé le document, laquelle est responsable de leur traitement. Nous les utilisons pour vous envoyer le document, vous authentifier, recueillir la signature et générer les éléments de preuve et le rapport de finalisation qui attestent la signature. Les éléments de preuve sont conservés conformément à la section 6.
3.3 Visiteurs du site web
Nous traitons les données techniques nécessaires à l'affichage du site (adresse IP, type d'appareil et de navigateur) et, uniquement avec votre consentement, des données de mesure d'audience et de campagnes. Si vous nous contactez, nous traitons les données que vous nous transmettez pour répondre à votre demande (intérêt légitime ou mesures précontractuelles).
3.4 Données obligatoires
Les données signalées comme obligatoires lors de l'inscription, de l'achat ou pour la méthode de signature choisie sont nécessaires à la conclusion et à l'exécution du contrat ou au respect d'obligations légales ; sans elles, le service demandé ne peut être fourni. Les autres données sont facultatives.
3.5 Ce que nous ne faisons pas
- Nous ne vendons pas de données personnelles.
- Nous n'utilisons pas le contenu de vos documents à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, sauf si vous adhérez au Programme d'amélioration.
- Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard. Les limites de sécurité automatiques (par exemple, le nombre maximal de tentatives de vérification) peuvent bloquer temporairement une opération ; vous pouvez toujours nous contacter pour obtenir un réexamen par une personne.
4. Avec qui nous partageons les données
Nous ne partageons des données qu'avec ceux qui en ont besoin pour fournir le service, respecter la loi ou défendre des droits :
- Les destinataires et signataires d'un document, dans la mesure définie par la personne qui l'a envoyé.
- Les prestataires de services (sous-traitants), liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité :
| Prestataire | Service | Localisation des données |
|---|---|---|
| Microsoft Azure | Hébergement, base de données, stockage de fichiers, files d'attente, surveillance, gestion des clés | Union européenne (Pays-Bas et France) |
| Cloudflare | Réseau de distribution, protection contre les attaques, vérification anti-abus (Turnstile) | Réseau mondial ; siège aux États-Unis |
| Agência para a Modernização Administrativa (AMA, agence portugaise pour la modernisation administrative) | Chave Móvel Digital et SCAP | Portugal |
| Prestataires qualifiés d'horodatage : Sectigo (Europe) S.L., IZENPE, BOSA et BalTstamp | Horodatages qualifiés (ils ne reçoivent que l'empreinte cryptographique du document, jamais le document ni des données personnelles) | Union européenne (Espagne, Belgique et Lituanie) |
| ZeptoMail (Zoho) | Envoi d'e-mails | Centre de données dans l'Union européenne |
| Clickatell | Envoi de SMS | Union européenne (Irlande, infrastructure Amazon Web Services) ; siège aux États-Unis |
| Stripe | Paiements | UE et États-Unis |
| InvoiceXpress | Émission de factures | Union européenne (Irlande) |
| Mesure d'audience (uniquement avec consentement) et authentification Google | États-Unis | |
| Microsoft | Authentification Microsoft | UE et États-Unis |
| Anthropic | Fonctionnalités d'IA, uniquement lorsque vous les utilisez (n'utilise pas les contenus pour entraîner des modèles) | États-Unis (stockage) ; le traitement peut avoir lieu dans d'autres régions |
- Les autorités publiques, les tribunaux et les autorités de régulation, lorsque la loi l'exige ou pour la défense de droits.
- L'acquéreur ou le successeur de l'activité, en cas de fusion ou de cession, avec les mêmes garanties.
Les journaux techniques de l'application (logs) sont également conservés sur des serveurs propres à RMB, avec un accès restreint.
5. Transferts hors de l'Espace économique européen
Certains prestataires ont leur siège ou leur infrastructure en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne (y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis, pour les entreprises certifiées) ou sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission, assorties de mesures complémentaires lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables.
6. Durée de conservation des données
| Données | Durée |
|---|---|
| Données du compte | Tant que le compte existe. À la suppression du compte, le prénom, le nom, l'e-mail, le numéro de téléphone portable, le numéro d'identification et les signatures enregistrées sont immédiatement supprimés ou anonymisés, sous réserve de ce qui est indiqué ci-dessous |
| Documents | Tant qu'ils se trouvent sur le compte. Les documents supprimés restent récupérables pendant 15 jours ; passé ce délai, ils sont archivés puis, 30 jours plus tard, supprimés définitivement (le document et ses fichiers). Seuls la piste d'audit et le rapport de finalisation sont conservés, comme preuve de la signature |
| Éléments de preuve de signature, rapports de finalisation et journaux d'audit | Tant que le document existe puis pendant le délai de prescription des droits qu'ils peuvent servir à prouver |
| Données de facturation | Pendant la durée légale de conservation des documents fiscaux |
| Codes de vérification par SMS ou e-mail | De quelques minutes à 24 heures après leur expiration |
| Sessions de signature (IP, user-agent) | 30 jours |
| Journaux techniques et de surveillance | Jusqu'à 90 jours |
| Conversations avec les fonctionnalités d'IA | Elles ne sont pas conservées par AssinaJá : elles restent uniquement dans votre navigateur, tant que l'onglet est ouvert, et disparaissent à sa fermeture. Le fournisseur d'IA peut les conserver temporairement, conformément à sa propre politique, sans les utiliser pour entraîner des modèles |
| Attribution de campagne | Dans le navigateur, 30 jours et uniquement avec consentement ; sur le compte, tant que celui-ci existe |
| Consentements acceptés | Tant que le compte existe et pendant le délai de prescription applicable, afin de prouver l'acceptation |
| Documents partagés dans le cadre du Programme d'amélioration | Jusqu'à votre sortie du Programme et au maximum 24 mois |
7. Vos droits
Vous pouvez, à tout moment et gratuitement :
- accéder à vos données et en obtenir une copie ;
- rectifier des données inexactes ;
- effacer vos données, lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux finalités indiquées ou au respect de la loi ;
- limiter le traitement ;
- recevoir vos données dans un format structuré (portabilité), lorsque le traitement est fondé sur le contrat ou sur le consentement ;
- vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, y compris aux communications de suivi ;
- retirer votre consentement (cookies de mesure, Programme d'amélioration), sans que cela n'affecte le traitement déjà effectué.
Sur la plateforme, dans Paramètres, vous pouvez télécharger vos données personnelles, consulter les consentements acceptés et supprimer votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable dans les cas prévus par la loi. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
Si vous avez reçu un document d'une organisation, les demandes relatives à ce document doivent être adressées à cette organisation ; si vous nous contactez, nous lui transmettrons la demande.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), l'autorité portugaise de protection des données — www.cnpd.pt.
8. Cookies et stockage dans le navigateur
| Nom | Finalité | Durée | Consentement requis |
|---|---|---|---|
| Cookie de session de l'application | Maintenir la session ouverte, à votre demande | Jusqu'à 150 jours | Non (essentiel) |
aj_sign_session |
Session de signature d'un document | Fin de la session | Non (essentiel) |
.AspNetCore.Culture |
Mémoriser la langue | 1 an | Non (fonctionnel) |
| Stockage local et de session de l'application | Authentification, préférences d'affichage, panier d'achat | Jusqu'à la fin de la session ou l'effacement des données du navigateur | Non (essentiel/fonctionnel) |
assinaja-ga-consent |
Enregistrer votre choix en matière de cookies | Jusqu'à l'effacement des données du navigateur | Non |
aj_campaign (stockage local) |
Mémoriser la campagne dont vous provenez | 30 jours | Oui |
_ga, _ga_* (Google Analytics) |
Mesure d'audience | Jusqu'à 2 ans | Oui |
| Cloudflare Turnstile | Distinguer les personnes des robots | Session | Non (sécurité) |
Vous pouvez modifier votre choix à tout moment au moyen du lien « Préférences de cookies » situé en pied de page.
9. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des communications (en transit), le chiffrement du stockage (au repos) par le prestataire d'hébergement, le contrôle des accès par profil, des journaux d'audit, des sauvegardes et la séparation des données entre organisations. Aucun système n'est totalement invulnérable ; en cas de violation de données présentant un risque, nous la notifierons à la CNPD et, lorsque cela est exigé, aux personnes concernées.
10. Âge minimum
La plateforme est destinée aux personnes âgées de plus de 18 ans et ayant la capacité de contracter. Les mineurs ne peuvent l'utiliser que par l'intermédiaire de leurs représentants légaux.
11. Modifications de la présente Politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique. Les modifications importantes sont communiquées par e-mail ou sur la plateforme avant de prendre effet. La version en vigueur est toujours disponible sur assinaja.pt/privacy_policy.