Datenschutzerklärung von AssinaJá

Version: 2.0
Gültig ab: 10. Oktober 2026

Dies ist eine zur besseren Verständlichkeit bereitgestellte deutsche Übersetzung. Rechtsverbindlich ist die portugiesische Fassung; bei Abweichungen hat sie Vorrang.

Diese Erklärung legt dar, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website assinaja.pt oder die Plattform AssinaJá (Webanwendung, API, Add-ins, Erweiterungen und Anwendungen) nutzen oder über sie ein Dokument zur Unterschrift erhalten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben.

1. Wer ist der Verantwortliche?

RMB Sistemas de Informação, Lda. („RMB“), Steuernummer (NIF) PT507175794, Rua das Hortas, 434, 4415-650 Vila Nova de Gaia, Portugal.

Kontakt für Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte: [email protected] (Betreff „Proteção de Dados“ – Datenschutz).

2. Wann wir Verantwortlicher sind und wann wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten

Wir sind Verantwortlicher für die Daten Ihres Kontos, die Abrechnung, die Sicherheit und Betrugsprävention, die Nutzungsdaten der Plattform, die Mitteilungen, die wir Ihnen senden, und die Nachweise, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.
Wir verarbeiten Daten im Auftrag unseres Kunden (wir sind „Auftragsverarbeiter“) hinsichtlich des Inhalts der Dokumente und der Empfängerdaten, die eine Organisation auf die Plattform hochlädt oder dort angibt. In diesem Fall ist die Organisation, die Ihnen das Dokument gesendet hat, der Verantwortliche und muss Sie informieren; wir handeln nach ihren Weisungen gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang I der Nutzungsbedingungen).

3. Welche Daten wir verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage

3.1 Registrierte Nutzer

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage (DSGVO, Art. 6 Abs. 1)
Einrichtung und Verwaltung des Kontos, Authentifizierung (einschließlich Anmeldung mit Microsoft oder Google)	Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache, Passwort (verschlüsselt), Kennungen des Authentifizierungsanbieters	Vertragserfüllung – lit. b
Erbringung des Dienstes: Hochladen, Vorbereiten, Versenden, Unterschreiben und Archivieren von Dokumenten	Dokumente und deren Inhalt, Felder, gespeicherte handschriftliche Unterschriften, Daten der von Ihnen angegebenen Empfänger	Vertragserfüllung – lit. b
Signatur mit der Chave Móvel Digital (CMD), SCAP oder eigenem Zertifikat	Name, im Zertifikat enthaltene Personalausweis- oder Steuernummer, Mobilfunknummer, öffentliches Zertifikat und Berufsattribute	Vertragserfüllung – lit. b
Abrechnung und Zahlungen	Name, E-Mail, Steuernummer (NIF), Anschrift, Telefonnummer der Organisation; Kaufhistorie. Kartendaten werden direkt von Stripe verarbeitet und erreichen uns nicht	Rechtliche Verpflichtung – lit. c und Vertragserfüllung – lit. b
Verifizierung der Mobilfunknummer im kostenlosen Tarif und Missbrauchsprävention (einschließlich Cloudflare Turnstile)	Mobilfunknummer, Bestätigungscode, IP-Adresse	Berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Betrug und Missbrauch – lit. f
Sicherheit, Prüfprotokolle und Untersuchung von Vorfällen	IP-Adresse, User-Agent, Datum und Uhrzeit der Aktionen, technische Kennungen	Berechtigtes Interesse am Schutz der Plattform – lit. f
Betrieb und Verbesserung der Plattform auf Grundlage technischer Daten	Nutzungsdaten (Zeiten, Fehler, genutzte Funktionen, Dateityp und -größe) – ohne Inhalt der Dokumente	Berechtigtes Interesse – lit. f
Mitteilungen zur Verwaltung des Dienstes (Sicherheit, Abrechnung, Vertragsänderungen, Kontohinweise)	Name, E-Mail, Tarif	Vertragserfüllung – lit. b
Werbliche Mitteilungen über kostenpflichtige Tarife und Dienste sowie Nutzungsvorschläge auf Grundlage der Kontonutzung	Name, E-Mail, Tarif, aggregierte Kontonutzung	Für Personen, die noch nie gekauft haben: Einwilligung – lit. a. Für Kunden, die bereits gekauft haben: berechtigtes Interesse an der Bewerbung ähnlicher Dienste – lit. f. Sie können in jeder Nachricht kostenlos widersprechen
Reichweitenmessung (Google Analytics) und Speicherung der Kampagne, über die Sie zu uns gekommen sind, im Browser	Cookie-Kennungen, besuchte Seiten, Herkunft des Besuchs (Kampagnenparameter)	Einwilligung – lit. a, erteilt im Cookie-Banner
Erfassung der Kampagne des Links, über den Sie sich registriert haben (zum Beispiel „linkedin“), im Konto, um die Wirksamkeit unserer Kampagnen zu messen	Im Registrierungslink angegebene Quelle, Medium und Name der Kampagne – hierfür wird nichts in Ihrem Browser gespeichert	Berechtigtes Interesse – lit. f
KI-Funktionen, die Sie nutzen möchten (Dokumenterklärung, automatischer Editor)	Text des ausgewählten Dokuments und der Chatverlauf	Vertragserfüllung – lit. b, nach Annahme der eigenen Bedingungen der Funktion
Suche im Inhalt der Dokumente (wenn Sie sie aktivieren)	Aus den Seiten extrahierter Text und Miniaturansichten	Vertragserfüllung – lit. b
Verbesserungsprogramm (nur bei Teilnahme)	Dokumente, die Sie teilen möchten	Einwilligung – lit. a, jederzeit widerruflich
Nachweis der Signaturen und Verteidigung von Rechten	Signaturnachweise und Prüfprotokolle	Rechtliche Verpflichtung – lit. c und berechtigtes Interesse an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen – lit. f

3.2 Unterzeichner und Empfänger ohne Konto

Wenn Sie ein Dokument zur Unterschrift oder Einsicht erhalten haben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobilfunknummer (sofern angegeben), Ihre Identifikationsnummer (sofern die Signaturmethode sie erfordert), die IP-Adresse, den User-Agent, Datum und Uhrzeit jeder Aktion, die Einwilligung, die Sie beim Unterschreiben erteilt haben, und Ihre Signatur.

Diese Daten wurden uns von der Person oder Organisation übermittelt, die Ihnen das Dokument gesendet hat und die für ihre Verarbeitung verantwortlich ist. Wir verwenden sie, um Ihnen das Dokument zu senden, Sie zu authentifizieren, die Signatur einzuholen und die Nachweise sowie den Abschlussbericht zu erstellen, die die Signatur belegen. Die Nachweise werden gemäß Abschnitt 6 aufbewahrt.

3.3 Besucher der Website

Wir verarbeiten die technischen Daten, die erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen (IP-Adresse, Gerätetyp und Browser), und – nur mit Ihrer Einwilligung – Daten zur Reichweiten- und Kampagnenmessung. Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns senden, um Ihre Anfrage zu beantworten (berechtigtes Interesse oder vorvertragliche Maßnahmen).

3.4 Pflichtangaben

Die bei der Registrierung, beim Kauf oder in der gewählten Signaturmethode als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind erforderlich, um den Vertrag abzuschließen und zu erfüllen oder gesetzliche Pflichten einzuhalten; ohne sie kann der angeforderte Dienst nicht erbracht werden. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

3.5 Was wir nicht tun

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
Wir verwenden den Inhalt Ihrer Dokumente weder für Werbung noch zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz, es sei denn, Sie nehmen am Verbesserungsprogramm teil.
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Automatische Sicherheitsgrenzen (zum Beispiel eine Höchstzahl an Verifizierungsversuchen) können einen Vorgang vorübergehend sperren; Sie können sich jederzeit an uns wenden, um eine Überprüfung durch einen Menschen zu verlangen.

4. An wen wir Daten weitergeben

Wir geben Daten nur an diejenigen weiter, die sie zur Erbringung des Dienstes, zur Einhaltung des Gesetzes oder zur Verteidigung von Rechten benötigen:

Empfänger und Unterzeichner eines Dokuments, in dem vom Absender festgelegten Umfang.
Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die vertraglich zu Vertraulichkeit und Sicherheit verpflichtet sind:

Anbieter	Dienst	Speicherort der Daten
Microsoft Azure	Hosting, Datenbank, Dateispeicher, Warteschlangen, Überwachung, Schlüsselverwaltung	Europäische Union (Niederlande und Frankreich)
Cloudflare	Content-Delivery-Netzwerk, Schutz vor Angriffen, Missbrauchsprüfung (Turnstile)	Globales Netzwerk; Sitz in den USA
Agência para a Modernização Administrativa (AMA, portugiesische Agentur für Verwaltungsmodernisierung)	Chave Móvel Digital und SCAP	Portugal
Qualifizierte Zeitstempelanbieter: Sectigo (Europe) S.L., IZENPE, BOSA und BalTstamp	Qualifizierte Zeitstempel (sie erhalten nur den kryptografischen Hashwert des Dokuments, niemals das Dokument oder personenbezogene Daten)	Europäische Union (Spanien, Belgien und Litauen)
ZeptoMail (Zoho)	E-Mail-Versand	Rechenzentrum in der Europäischen Union
Clickatell	SMS-Versand	Europäische Union (Irland, Infrastruktur von Amazon Web Services); Sitz in den USA
Stripe	Zahlungen	EU und USA
InvoiceXpress	Rechnungsstellung	Europäische Union (Irland)
Google	Reichweitenmessung (nur mit Einwilligung) und Google-Authentifizierung	USA
Microsoft	Microsoft-Authentifizierung	EU und USA
Anthropic	KI-Funktionen, nur wenn Sie sie nutzen (verwendet die Inhalte nicht zum Training von Modellen)	USA (Speicherung); die Verarbeitung kann in anderen Regionen erfolgen

Behörden, Gerichte und Aufsichtsstellen, wenn das Gesetz dies verlangt oder zur Verteidigung von Rechten.
Erwerber oder Rechtsnachfolger des Geschäftsbetriebs im Fall einer Fusion oder Übertragung, mit denselben Garantien.

Technische Anwendungsprotokolle (Logs) werden außerdem auf eigenen Servern von RMB mit beschränktem Zugriff gespeichert.

5. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige Anbieter haben ihren Sitz oder Infrastruktur außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. In diesen Fällen stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (einschließlich des EU-US-Datenschutzrahmens für zertifizierte Unternehmen) oder auf von der Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, erforderlichenfalls mit ergänzenden Maßnahmen. Sie können bei uns eine Kopie der geltenden Garantien anfordern.

6. Wie lange wir die Daten aufbewahren

Daten	Frist
Kontodaten	Solange das Konto besteht. Bei Löschung des Kontos werden Vorname, Nachname, E-Mail, Mobilfunknummer, Identifikationsnummer und gespeicherte Unterschriften sofort gelöscht oder anonymisiert, vorbehaltlich der nachstehenden Angaben
Dokumente	Solange sie sich im Konto befinden. Gelöschte Dokumente können 15 Tage lang wiederhergestellt werden; danach werden sie archiviert und 30 Tage später endgültig gelöscht (das Dokument und seine Dateien). Erhalten bleiben nur der Prüfpfad und der Abschlussbericht als Nachweis der Signatur
Signaturnachweise, Abschlussberichte und Prüfprotokolle	Solange das Dokument besteht und danach für die Verjährungsfrist der Rechte, die sie belegen können
Abrechnungsdaten	Für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist steuerlicher Unterlagen
Bestätigungscodes per SMS oder E-Mail	Wenige Minuten bis 24 Stunden nach Ablauf
Signatursitzungen (IP, User-Agent)	30 Tage
Technische und Überwachungsprotokolle	Bis zu 90 Tage
Chatverläufe mit KI-Funktionen	Werden von AssinaJá nicht gespeichert: Sie verbleiben nur in Ihrem Browser, solange der Tab geöffnet ist, und verschwinden, wenn Sie ihn schließen. Der KI-Anbieter kann sie nach Maßgabe seiner eigenen Richtlinie vorübergehend aufbewahren, ohne sie zum Training von Modellen zu verwenden
Kampagnenzuordnung	Im Browser 30 Tage und nur mit Einwilligung; im Konto, solange dieses besteht
Erteilte Einwilligungen	Solange das Konto besteht und für die geltende Verjährungsfrist, um die Zustimmung nachzuweisen
Im Verbesserungsprogramm geteilte Dokumente	Bis zum Austritt aus dem Programm, höchstens 24 Monate

7. Ihre Rechte

Sie können jederzeit und kostenlos:

Auskunft über Ihre Daten verlangen und eine Kopie erhalten;
unrichtige Daten berichtigen lassen;
Ihre Daten löschen lassen, soweit sie für die genannten Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nicht erforderlich sind;
die Verarbeitung einschränken lassen;
Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten (Datenübertragbarkeit), sofern die Verarbeitung auf einem Vertrag oder einer Einwilligung beruht;
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen einlegen, einschließlich begleitender Mitteilungen;
Ihre Einwilligung widerrufen (Cookies zur Reichweitenmessung, Verbesserungsprogramm), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Auf der Plattform können Sie unter Einstellungen Ihre personenbezogenen Daten herunterladen, die erteilten Einwilligungen einsehen und Ihr Konto löschen. Für alle übrigen Anliegen schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats; in den gesetzlich vorgesehenen Fällen kann diese Frist verlängert werden. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Wenn Sie ein Dokument von einer Organisation erhalten haben, richten Sie Anfragen zu diesem Dokument bitte an diese Organisation; wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir die Anfrage weiter.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), der portugiesischen Datenschutzaufsichtsbehörde, einzulegen — www.cnpd.pt.

8. Cookies und Browserspeicher

Name	Zweck	Dauer	Einwilligung erforderlich
Sitzungscookie der Anwendung	Aufrechterhaltung der Anmeldung, auf Ihren Wunsch	Bis zu 150 Tage	Nein (unbedingt erforderlich)
`aj_sign_session`	Signatursitzung für ein Dokument	Ende der Sitzung	Nein (unbedingt erforderlich)
`.AspNetCore.Culture`	Speicherung der Sprache	1 Jahr	Nein (funktional)
Lokaler Speicher und Sitzungsspeicher der Anwendung	Authentifizierung, Anzeigeeinstellungen, Warenkorb	Bis zum Ende der Sitzung oder bis Sie die Browserdaten löschen	Nein (unbedingt erforderlich/funktional)
`assinaja-ga-consent`	Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl	Bis Sie die Browserdaten löschen	Nein
`aj_campaign` (lokaler Speicher)	Speicherung der Kampagne, über die Sie gekommen sind	30 Tage	Ja
`_ga`, `_ga_*` (Google Analytics)	Reichweitenmessung	Bis zu 2 Jahre	Ja
Cloudflare Turnstile	Unterscheidung von Menschen und Bots	Sitzung	Nein (Sicherheit)

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern.

9. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Verschlüsselung der Kommunikation (bei der Übertragung), Verschlüsselung der Speicherung (im Ruhezustand) durch den Hosting-Anbieter, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Prüfprotokolle, Datensicherungen und Trennung der Daten zwischen Organisationen. Kein System ist völlig unverwundbar; im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein Risiko mit sich bringt, benachrichtigen wir die CNPD und, soweit erforderlich, die betroffenen Personen.

10. Mindestalter

Die Plattform richtet sich an Personen ab 18 Jahren, die geschäftsfähig sind. Minderjährige dürfen sie nur über ihre gesetzlichen Vertreter nutzen.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder auf der Plattform mitgeteilt. Die jeweils gültige Fassung ist stets unter assinaja.pt/privacy_policy abrufbar.