Die Funktionen von AssinaJá
AssinaJá ist eine portugiesische Plattform für digitale Signaturen – für Privatpersonen und Unternehmen. Dokument hochladen, Signaturfelder markieren, an die Unterzeichner senden und den Vorgang bis zum Abschluss verfolgen – alles im Browser, ohne Softwareinstallation.
Dokumente online unterschreiben – ohne Drucken und Scannen
Laden Sie eine PDF-, Word- oder Bilddatei hoch, markieren Sie die Signaturfelder im Dokument und senden Sie es ab. Die Empfänger unterschreiben direkt aus der E-Mail heraus – am Computer, Tablet oder Smartphone, ohne Konto und ohne Installation.
Sobald eine Person unterschrieben hat, werden Sie benachrichtigt. Das fertige Dokument steht anschließend zusammen mit dem Abschlussbericht bereit.
- Unterstützte Formate: PDF, Word (DOCX) und Bilder
- Unterschreiben auf jedem Gerät, nur mit dem Browser
- Signaturreihenfolge nacheinander oder parallel
- Benachrichtigungen per E-Mail – und per SMS in den Tarifen, die sie enthalten
- Abschlussbericht und Prüfpfad für jedes Dokument
Fünf Signaturmethoden
Nicht jedes Dokument verlangt dieselbe Formstrenge. Mit AssinaJá wählen Sie für jeden Fall die passende Methode – von der schnellsten bis zu der mit der höchsten Beweiskraft.
Einfache Signatur, OTP, digitales Zertifikat und die Chave Móvel Digital (CMD), die staatliche mobile Signatur Portugals, sind in allen Tarifen verfügbar, auch im Free-Tarif. Die Berufsattribute (SCAP) stehen ab dem Growth-Tarif zur Verfügung.
| Methode | eIDAS-Niveau | Einsatzbereich |
|---|---|---|
| Einfache Signatur | Einfach | Interne Dokumente mit geringem Risiko. |
| OTP-Signatur | Einfach | Identitätsbestätigung per Code, der an den Unterzeichner gesendet wird. |
| Digitales Zertifikat | Fortgeschritten oder qualifiziert | Qualifiziert mit einem qualifizierten Zertifikat auf Karte oder Token, auch aus anderen EU-Ländern; fortgeschritten mit einem Zertifikat als Datei. |
| Chave Móvel Digital | Qualifiziert | Höchste Beweiskraft, nur mit dem Smartphone. |
| Berufsattribute (SCAP) | Qualifiziert | Wenn Sie in einer zertifizierten beruflichen Funktion unterschreiben müssen. |
Vorlagen und Dokumenterstellung
Machen Sie aus Verträgen, die Sie jeden Monat neu aufsetzen, Vorlagen mit Ausfüllfeldern. Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Angebote und Mietverträge entstehen so in Sekunden – immer mit dem freigegebenen Wortlaut.
Vorlagen sind ab dem Launch-Tarif verfügbar, im Enterprise-Tarif ohne Begrenzung.
Serienbrief: Dutzende oder Hunderte Dokumente auf einmal versenden
Mit der Serienbrieffunktion (Mail-Merge) erzeugen eine Vorlage und eine Empfängerliste für jede Person ein individuelles Dokument – und alle gehen in einem einzigen Schritt zur Unterschrift raus.
Ideal für das Onboarding vieler neuer Mitarbeitender, die jährliche Verlängerung von Verträgen in Serie oder den gleichzeitigen Versand von Angeboten an mehrere Kunden – Arbeit, die Sie sonst Dokument für Dokument erledigen müssten.
KI-Assistenten
AssinaJá bringt zwei KI-Assistenten direkt in der Plattform mit. Auf der Signaturseite öffnet die Schaltfläche „Dieses Dokument erklären“ ein Fenster, das Fragen zum vorliegenden Vertrag beantwortet – wozu sich der Unterzeichner verpflichtet, was ungewöhnlich ist, ob eine Kündigung möglich ist. Das ist eine Lesehilfe, keine Rechtsberatung: Niemand soll etwas unterschreiben, ohne es zu verstehen.
Im Editor müssen Sie Signaturfelder nicht von Hand platzieren – beschreiben Sie einfach in Worten, wo jede Person unterschreibt. Der Assistent zeigt Ihnen den vollständigen Plan, bevor er das Dokument verändert, und setzt ihn erst nach Ihrer Bestätigung um. Das lohnt sich vor allem bei Verträgen mit Dutzenden Seiten, auf denen jede Seite paraphiert werden muss.
Und wenn Sie lieber mit dem Assistenten arbeiten, den Sie ohnehin nutzen: AssinaJá stellt einen offiziellen MCP-Server bereit. ChatGPT und Claude können Dokumente vorbereiten, offene Unterschriften abfragen und das signierte PDF zurückgeben – ohne den Chat zu verlassen.
- Dokumenterklärung auf der Signaturseite (mit Anmeldung)
- Platzierung der Signaturfelder anhand einer schriftlichen Beschreibung
- Anbindung an ChatGPT und Claude über den offiziellen MCP-Server
- Berechtigungen pro API-Schlüssel, jederzeit widerrufbar
- Die KI bereitet vor und erklärt – Unterschreiben und Versenden bleibt Sache eines Menschen
API zur Integration in Ihr CRM oder ERP
AssinaJá bietet eine öffentliche REST-API: Dokumente aus Vorlagen erstellen, eigene Dateien hochladen, zur Unterschrift freigeben sowie das signierte Dokument und den Prüfbericht herunterladen.
So starten Sie Signaturabläufe direkt aus dem System, in dem Ihr Prozess ohnehin läuft – ohne dass sich jemand auf der Plattform anmelden muss.
Ihre Dokumente in Ihrem eigenen Speicher (BYOS)
In den Tarifen Growth und Enterprise können Sie Ihren eigenen Speicher anbinden – Bring Your Own Storage (BYOS). Signierte Dokumente liegen dann in einem Konto, das Sie selbst kontrollieren, nicht in der Infrastruktur des Anbieters.
Die Integration mit Microsoft Azure ist bereits verfügbar. Google Drive und Amazon S3 sind in Planung.
Sicherheit und Compliance
Alle Tarife, auch der kostenlose, erfüllen denselben Sicherheits- und Compliance-Standard.
- Konform mit der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und dem portugiesischen Recht
- DSGVO-konform, Datenspeicherung in der Europäischen Union
- Verschlüsselte Speicherung
- Unveränderlicher Prüfpfad für jedes Dokument
- Multi-Faktor-Authentifizierung für Nutzerkonten