Firma elettronica in Portogallo: tipologie, validità legale e quadro normativo
In Portogallo un documento firmato elettronicamente ha validità legale. Il Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) stabilisce che a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici per il solo fatto di essere elettronica, e il Decreto-Lei n.º 12/2021 ne assicura l'attuazione nel diritto portoghese. Ciò che cambia tra i diversi tipi di firma non è la validità, ma la forza probatoria.
Quali tipi di firma elettronica esistono?
Il regolamento eIDAS definisce tre livelli di firma elettronica, con requisiti crescenti per l'identificazione del firmatario e l'integrità del documento.
| Tipo | Cosa richiede | Forza probatoria |
|---|---|---|
| Semplice | Dati elettronici associati ad altri dati che il firmatario utilizza per firmare (ad esempio un tratto disegnato o un clic di accettazione). | Liberamente valutabile dal giudice. |
| Avanzata | Identifica in modo inequivocabile il firmatario, è sotto il suo controllo esclusivo e consente di rilevare qualsiasi modifica successiva del documento. | Liberamente valutabile, ma con un solido supporto tecnico. |
| Qualificata | Firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. | Equiparata a una scrittura privata con sottoscrizione riconosciuta (articolo 376 del Código Civil, il Codice civile portoghese). |
Che valore probatorio ha un documento firmato elettronicamente?
Un documento elettronico con firma elettronica qualificata è equiparato a una scrittura privata con sottoscrizione riconosciuta, ai sensi dell'articolo 376 del Código Civil. È il livello più alto che una firma elettronica possa raggiungere, ed è quello che ottiene chi firma con la Chave Móvel Digital (CMD, l'identità digitale mobile dello Stato portoghese) o con il Cartão de Cidadão (la carta d'identità elettronica portoghese).
Un documento che contiene solo firme scansionate — ad esempio l'immagine di una firma incollata in un PDF — è invece soggetto, sul piano probatorio, al libero apprezzamento del giudice. Può comunque essere usato come prova, ma spetta al tribunale decidere quale peso attribuirgli.
Ecco perché la scelta del metodo di firma conta: non per rendere valido il documento, ma per determinare quanto sarà difficile contestarlo in futuro.
Si possono concludere contratti in forma elettronica?
Sì. Vige un principio generale di equiparazione tra documento cartaceo e documento elettronico, salvo nei casi in cui la legge portoghese richiede formalità aggiuntive: atto pubblico, scrittura privata autenticata o autenticazione delle firme in presenza.
Richiedono ancora formalità particolari, tra gli altri:
- Trasferimento di immobili e costituzione di ipoteche
- Costituzione di società commerciali (salvo i regimi semplificati previsti)
- Titoli esecutivi per i quali la legge prescrive una forma speciale
- Procure che richiedono l'autenticazione della firma
- Contratti di mutuo di importo superiore a 25.000 €
Quali documenti si firmano abitualmente in formato elettronico?
Nella stragrande maggioranza dei casi della vita aziendale quotidiana non è prevista alcuna forma speciale, e la firma elettronica è sufficiente.
- Contratti di lavoro, addendum e accordi di riservatezza (NDA)
- Contratti di servizi e contratti con i fornitori
- Proposte commerciali e aggiudicazioni
- Contratti di locazione
- Dichiarazioni, autorizzazioni e consensi al trattamento dei dati
- Fatture, estratti conto, ordini di acquisto e corrispondenza commerciale
Un'altra persona può apporre la mia firma elettronica?
No. Il certificato su cui si basa una firma qualificata è sotto il controllo esclusivo del titolare, e condividere il PIN di firma equivale a condividere la propria identità giuridica.
Ciò che la legge ammette è la rappresentanza: un amministratore può firmare per conto della società nei limiti dei poteri che gli sono conferiti, e tali poteri possono essere delegati a un'altra persona, con procura o con delibera dell'organo amministrativo. In tal caso la firma resta quella della persona che firma, che agisce in rappresentanza di altri.
Il luogo in cui firmo è rilevante?
Il luogo fisico in cui si trova il firmatario al momento della firma è in genere irrilevante ai fini della validità dell'atto, e lo stesso vale per l'ubicazione del server che elabora la firma. Ciò che conta è la legge applicabile al contratto e, se previsto, il foro concordato dalle parti.
L'ubicazione dei server determina invece il regime di protezione dei dati applicabile. AssinaJá archivia i documenti e i dati personali nell'Unione europea, nei data center di Microsoft Azure, in conformità al GDPR.
Un documento può combinare più tipi di firma?
Sì. È frequente e del tutto ammissibile che lo stesso documento contenga firme di livelli diversi: ad esempio, una parte firma con la Chave Móvel Digital e la controparte con una firma semplice tramite OTP.
Ogni firma conserva la forza probatoria che le è propria. Il documento non viene "livellato verso il basso": si valuta la paternità di ciascuna firma singolarmente.